Complexité simple

• Utiliser les gabarits comme le formulaire de réclamation de dépenses, de prêt d’équipement informatique, expliquer le processus des heures supplémentaires, etc.
• Accueillir la clientèle avec courtoisie, lui présenter les différents services et répondre aux questions d’ordre général.
• Utiliser les groupes Outlook ou outils similaires déjà créés pour envoyer des courriels.
• Partager le manuel de politiques avec les nouveaux employés.   
• Répondre aux questions de la clientèle en s’appuyant sur les politiques de l’organisation.

Complexité moyenne

• Aiguiller les personnes apprenantes vers le personnel formateur approprié selon les besoins identifiés lors de la rencontre initiale.
• Mettre à jour les groupes Outlook, la liste des membres, le répertoire téléphonique des employés, etc.
• Orienter et aiguiller les personnes apprenantes aux bons endroits.
• Guider la personne apprenante dans son choix d’ateliers de formation.

Complexité avancée

• Créer de nouveaux gabarits pour répondre aux besoins changeants de l’organisme.
  Créer de nouvelles politiques et procédures.
• Créer de nouveaux règlements pour assurer le fonctionnement optimal de l’organisme.
• Évaluer les nouvelles procédures mises en place et assurer un suivi pour certifier qu’elles répondent bien aux besoins ciblés.
• Créer les groupes Outlook.

Complexité simple

• Écrire un courriel à un autre membre du personnel pour lui demander des informations.
• Envoyer au personnel des notes de service déjà rédigées par l’administration.
• Faire la révision de ses propres textes, en faisant peu de fautes d’orthographe, de ponctuation ou de grammaire de façon à ne pas nuire à la compréhension du message.

Complexité moyenne

• Écrire un court rapport à la direction afin de fournir des précisions sur un incident survenu.
• Adapter un formulaire existant pour répondre à une situation inhabituelle.
• Rédiger et envoyer des notes de service au personnel.
• Effectuer la mise en page de documents et de rapports.

Complexité avancée

• Élaborer de nouvelles procédures ou politiques.
• Créer du contenu destiné aux médias sociaux ou aux journaux.
• Faire la révision de textes rédigés par les autres.
• Élaborer de nouveaux processus pour faciliter les tâches administratives.

Complexité simple

• Accueillir la clientèle avec courtoisie, lui présenter les différents services et répondre aux questions d’ordre général.
• Fournir du soutien administratif et logistique (aiguillage, transport, etc.) aux personnes apprenantes.
• Respecter la confidentialité des préoccupations ou des renseignements partagés.
• Poser des questions claires afin d’obtenir les renseignements voulus des personnes apprenantes.
• Rester courtois pour reconnaitre calmement les préoccupations des personnes apprenantes qui peuvent être hostiles, confuses ou frustrées.

Complexité moyenne

• Présenter le personnel formateur et faire visiter les locaux avant de faire l’évaluation initiale pour rassurer une personne apprenante anxieuse.
• Prendre plus de temps pour établir un lien avec la personne apprenante lors de ses premières visites dans l’organisme.                                      
• Travailler en collaboration avec le personnel formateur pour assurer un bon climat pour les personnes apprenantes.
• Reporter la date butoir de l’évaluation, au besoin, pour soutenir la personne apprenante.
• Faire des démarches pour trouver des services dans la communauté pour des besoins particuliers.

Complexité avancée

• Établir des processus pour résoudre rapidement et de manière efficace les problèmes administratifs et logistiques inhabituels auxquels font face les personnes apprenantes.
• Concevoir de nouvelles approches qui permettent de mieux répondre aux besoins d’un nouvel auditoire (nouvelle clientèle, nouveau partenaire).
• Observer le langage non verbal pour établir une bonne communication avec les personnes apprenantes, les membres du personnel ou les membres du public.
• Utiliser des techniques pour diffuser les situations de communication difficiles ou conflictuelles.

Complexité simple

• S’assurer que le côté logistique a bien été préparé pour les conseils et comités (réservation d’hôtel, traiteur, etc.).                                      
• Faire les copies et préparer les documents pour les rencontres de conseils et de comités selon les directives.
• Envoyer les liens Zoom pour les réunions de conseils et de comités en mode virtuel.
• Répondre aux questions de base des membres de comités et du conseil d’administration.
• Consigner les notes des rencontres du conseil d’administration et des comités.

Complexité moyenne

• Tenir à jour les informations à remettre au conseil d’administration et aux comités périodiquement.
• Adapter la logistique en fonction des changements qui impactent le CA et les comités.
• Adapter au besoin le cartable d’intégration des membres du conseil d’administration et des divers comités.
• Préparer une version actualisée du cahier de l’AGA pour l’année en cours.

Complexité avancée

• Élaborer un procès-verbal.
• Créer un formulaire d’inscription pour un forum, une conférence, etc.
• Créer une évaluation pour le déroulement d’un forum, d’une conférence, etc.

Complexité simple

• Maintenir un suivi régulier avec les organismes auprès desquels ont été aiguillées les personnes apprenantes.
• Maintenir un contact régulier avec nos partenaires en les informant de nos nouveaux services.
• Envoyer les présences des personnes apprenantes à certains partenaires de référence sur une base régulière.
• Envoyer un courriel au partenaire pour l’aviser des résultats de la rencontre initiale avec la clientèle recommandée.
• Inviter les partenaires à nos évènements, à la demande de la direction.

Complexité moyenne

• Représenter l’organisme en siégeant à des comités.
• Représenter l’organisme lors d’évènements dans la communauté.
• Assister aux évènements organisés par les partenaires.
• Établir un lien entre les personnes apprenantes et les partenaires (c.-à.-d. les aiguiller vers des services appropriés).
• Travailler en étroite collaboration avec les partenaires dans des projets.

Complexité avancée

• Participer à la planification d’évènements pour l’organisme ou ses partenaires.
• Concevoir et envoyer des sondages aux partenaires afin de sonder leurs besoins.
• Évaluer les ressources de l’organisme pouvant être pertinentes aux divers partenaires.
• Créer une présentation dans PowerPoint pour présenter les services de l’organisme.
• Évaluer la qualité des partenariats avec nos partenaires.

Complexité simple

• Effectuer l’inventaire des ressources.
• S’assurer que les ressources sont disponibles (matériel, fournitures, formulaires, etc.).
• S’assurer d’utiliser la version la plus récente des formulaires.
• Remplir les formulaires appropriés pour les emprunts de matériel.
• Vérifier les dates d’expiration sur les trousses de premiers soins et effectuer un inventaire régulièrement.  

Complexité moyenne

• Ajouter de nouvelles ressources matérielles et technologiques à une liste en adaptant le format au besoin.
• Adapter les processus et les gabarits lorsque des problèmes d’inventaire ou de fonctionnement surviennent.
• Adapter les systèmes de gestion des inventaires en fonction des besoins changeants.
• Suggérer l’achat de nouvelles ressources pour répondre à des besoins émergents.
• S’assurer que le plan d’urgence est mis à jour et adapté aux besoins émergents.

Complexité avancée

• Élaborer un système pour mieux contrôler l’inventaire, de façon à optimiser la fonctionnalité du bureau.
• Élaborer un processus d’utilisation des équipements dans le cadre d’une réunion.
• Élaborer un plan d’ergonomie pour s’assurer du confort et de la sécurité du personnel.
• Détecter les problèmes d’approvisionnement rapidement pour éviter un manque.
• Élaborer les tableaux budgétaires pour plusieurs projets.

Complexité simple

• S’assurer que les formateurs sont bien installés dans leur environnement d’apprentissage.
• S’assurer que les personnes apprenantes ont leur propre équipement afin qu’elles puissent participer pleinement au cours.
• Aider les personnes apprenantes à trouver un endroit (un centre près d’eux) convenable pour suivre la formation.
• Consulter un guide d’utilisation, un manuel technique ou d’autres documents pour repérer et implanter des solutions technologiques.                                                          
• Installer les éléments physiques et logiques d’un poste informatique.

Complexité moyenne

• Adapter ses pratiques numériques de manière efficace pour résoudre une variété de problèmes avec l’équipement de bureau.
• Rechercher de l’information afin d’adapter des pratiques numériques pour résoudre des problèmes rencontrés.
• Fournir un support mieux adapté (ex. : formation, mentorat, aides ponctuelles, etc.) aux utilisateurs de la technologie numérique en fonction de leurs besoins particuliers.

Complexité avancée

• Développer des procédures afin d’optimiser l’utilisation des logiciels et de la technologie numérique.
• Créer une base de données pour répondre aux besoins émergents.
• Utiliser de nouvelles technologies pour partager des ressources dans un réseau.
• Optimiser le rendement d’un poste informatique.
• Développer un journal de problèmes et de solutions destiné à être utilisé par le personnel pour régler des problèmes de technologie numérique de base.                    
• Prendre le contrôle d’un ordinateur à distance afin de résoudre des problèmes.

Complexité simple

• Obtenir des prix pour les services ou les ressources auprès de différents fournisseurs.
• Fixer l’horaire des livraisons avec les fournisseurs.
• Passer les commandes en fonction des procédures établies.
• Vérifier l’exactitude des marchandises livrées.
• Surveiller l’exécution des contrats.

Complexité moyenne

• Organiser des rencontres périodiques avec les fournisseurs pour améliorer les relations.
• Communiquer avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes relatifs aux achats (pénurie de matériel, changements de prix, délais de livraison).

Complexité avancée

• Négocier des prix de vente ou des conditions d’achat avec les fournisseurs.
• Établir le premier contact avec un nouveau fournisseur.
• Rédiger des contrats d’achat.
• Mettre en place de nouvelles procédures d’achats pour les ressources matérielles ou les achats de service.
• Faire le suivi des achats et gérer les situations exceptionnelles qui se présentent.

Complexité simple

• Ouvrir un dossier pour chaque personne apprenante pour y conserver toute la documentation pertinente.
• Réserver des cours en direct à l’aide des systèmes préétablis.
• Envoyer les liens de connexion aux personnes apprenantes.
• Mettre à jour les listes d’attente pour les différentes formations.

Complexité moyenne

• Identifier les documents manquants au dossier et effectuer des rappels au personnel formateur pour les obtenir.
• Préparer des rapports sur l’aiguillage, à partir de données sur les interactions avec les partenaires et le grand public.
• Organiser les listes d’attente en fonction des horaires et des besoins des personnes apprenantes.

Complexité avancée

• Élaborer des documents d’orientation à l’intention des nouveaux employés sur la gestion de dossiers des personnes apprenantes.
• Créer une liste de vérification pour faciliter la tenue de dossiers des personnes apprenantes.
• Établir un nouveau système de classement pour répondre à un besoin émergent.
• Élaborer de nouvelles procédures organisationnelles ou administratives pour répondre à un besoin émergent.

Complexité simple

• Tenir le registre d’assiduité des participants à jour à partir des données recueillies par le personnel formateur.
• Tenir à jour les rapports (assiduité, info-aiguillage, liste de contrôle, rapport d’activités, etc.).
• Remplir les formulaires d’inscription de façon adéquate.
• Maintenir la base de données à jour et respecter les délais fixés par les bailleurs de fonds.
• Tenir à jour la liste d’attente pour créer des groupes de personnes apprenantes pour les cours populaires.

Complexité moyenne

NE S’APPLIQUE PAS

Nous retrouvons surtout des tâches de complexité simple et des tâches de complexité avancée pour mobiliser cette compétence. Il n’y a donc pas lieu d’avoir des tâches de complexité moyenne pour cette compétence.

Complexité avancée

• Créer de nouveaux fichiers électroniques afin de répondre aux besoins changeants ou d’améliorer l’efficacité.
• Élaborer un cahier de procédures pour les rapports administratifs.
• Créer de nouvelles procédures pour améliorer l’efficacité de l’organisme.
• Repérer les erreurs avant de saisir les données dans les documents administratifs.
• Présenter au personnel les correctifs à apporter à la tenue des dossiers et à l’entrée de données.
• Remettre en question les entrées douteuses et confirmer l’information avec les personnes concernées.

Complexité simple

• Saisir avec précision les données du formulaire d’inscription du ministère dans le système de gestion de cas du SIEO.
• Entrer les activités d’apprentissage et l’aide à la formation selon les procédures établies.
• Maintenir la base de données à jour et respecter les délais fixés par le ministère. 
• Ouvrir les dossiers, fermer les dossiers et gérer les suivis dans la base de données.
• Saisir les données et s’assurer qu’elles sont exactes et complètes.   

Complexité moyenne

NE S’APPLIQUE PAS

Nous retrouvons surtout des tâches de complexité simple et des tâches de complexité avancée pour mobiliser cette compétence. Il n’y a donc pas lieu d’avoir des tâches de complexité moyenne pour cette compétence.

Complexité avancée

• Trouver une solution si le système de gestion de cas du SIEO n’accepte pas une entrée.
• Créer un nouveau formulaire pour mieux répondre aux exigences du ministère.
• Préparer les dossiers en vue de la visite de conformité.
• Repérer les erreurs avant de saisir les données dans le système de gestion de cas du SIEO.
• Présenter au personnel les correctifs à apporter à la tenue des dossiers et aux entrées de données.
• Créer de nouvelles procédures pour faciliter l’entrée de données et la vérification des dossiers par le ministère. (Tâche pour la visite du ministère.)

Complexité simple

• Préparer un rapport d’assiduité en fonction des données tirées d’un fichier Excel.
• Déterminer le cout total de l’aide à la formation durant l’année courante pour une personne apprenante.
• Compléter un tableau d’aiguillage en fonction des données compilées.
• Produire des rapports à l’aide de la base de données de façon efficace.
• Organiser les données recueillies afin de donner des renseignements pouvant être exploités.
• Utiliser différents types de données provenant de sources disparates afin de les rassembler dans un même rapport.

Complexité moyenne

NE S’APPLIQUE PAS

Nous retrouvons surtout des tâches de complexité simple et des tâches de complexité avancée pour mobiliser cette compétence. Il n’y a donc pas lieu d’avoir des tâches de complexité moyenne pour cette compétence.

Complexité avancée

• Établir une nouvelle procédure pour gérer la collecte et le traitement des données.
• Étudier les données et identifier des solutions efficaces pour trouver des liens entre diverses données et dans le but d’effectuer des prédictions en fonction de celles-ci.
• Effectuer une évaluation critique des sources de données dans le but d’assurer la qualité des données.
• Analyser les données d’un exercice financier et les comparer avec celles d’un exercice financier précédent.
• Apporter des modifications à un rapport existant (p. ex. façon de présenter des données) afin de mieux répondre aux besoins de l’organisme.
• Interpréter les rapports automatiques produits par la base de données.

• Conserver les dossiers sous clé et ne pas laisser les dossiers sortir du bureau administratif.
• S’assurer que le mot de passe et le nom d’utilisateur ne sont ni enregistrés ni partagés.
• Classer les numéros d’assurance sociale dans un dossier crypté.
• Supprimer les NAS du dossier crypté après les avoir inscrits dans le système de gestion (SIEO).
• S’assurer de partager les renseignements personnels de manière éthique.